Vor ein paar Tagen brachte der Briefträger Post für mich. Sofort fiel mir auf, dass mein Vorname im Adressfeld der Business Korrespondenz falsch geschrieben war. Zudem wurde ich mit „Sehr geehrte Frau Chestnut“ angeredet. Eigentlich ja korrekt für ein förmliches Schreiben. Doch es passte so gar nicht zu der Tatsache, dass ich mit dem Absender schon seit über zwanzig Jahren per du bin. Schon klar, dass standardisierte Massenbriefe praktisch und üblich sind. Doch selbst mit diesen können wir uns aus der Vielzahl von Business-Korrespondenz abheben.

Die wichtigste Vokabel des Menschen

Schreiben Sie bitte den Namen Ihres Empfängers genauso, wie dieser ihn selbst schreibt, auch, wenn es Ihnen komisch vorkommt. Mir passiert es sehr oft, dass mein Vorname mit „C“ geschrieben wird, obwohl ich in der E-Mail zuvor deutlich ein „G“ verwendet hatte. Ich würde aber doch meinen eigenen Namen nicht falsch schreiben, oder? Noch dazu, wo diese beiden Buchstaben auf der Tastatur nicht versehentlich falsch gedrückt werden können.

Wenn Sie dennoch unsicher sind, fragen Sie einfach nach. Dies ist eine großartige Möglichkeit, Interesse an Ihrem Gegenüber auszudrücken und Ihre Korrespondenz persönlicher zu gestalten. Bekanntlich ist der eigene Name die wichtigste Vokabel des Menschen. Nutzen Sie dieses Wissen.

Neulich wurde ich in einem geschäftlichen Schriftwechsel nach der Herkunft meines Vornamens gefragt. Prompt bekam ich auf meine Erklärung eine E-Mail zurück mit der Anrede: „Liebe Glaudia mit großem G“. Das hat mich richtig gefreut, vor allem, weil ich mit dem Absender per Sie bin.

Diese Anreden in der Business Korrespondenz besser nicht

Absolutes No-Go ist es, Sammel-Anreden zu verwenden. Bei diesen werden die weibliche und männliche Form durch Klammern oder Schrägstriche zusammengezogen, z. B. „Sehr geehrte(r) Frau/Herr…“ Solche zweigeschlechtlichen Anreden sind stillos und schlicht unhöflich. Schreiben Sie Ihren Brief an zwei Personen, wählen Sie besser die zweigeteilte Form: „Liebe Frau Name, lieber Herr Name,“.

Sehr allgemein und distanziert wirkt „Sehr geehrte Damen und Herren“. Vermeiden Sie diese Anrede, wenn irgend möglich. Machen Sie sich ganz einfach das bisschen Mühe, den Namen Ihres Ansprechpartners herauszufinden und verwenden Sie diesen. Das hat eine nicht zu unterschätzende positive Wirkung, wie Werbeprofis bestätigen.

Falls Sie mit Serienbriefen arbeiten, halten Sie Ihre verknüpfte Adressliste aktuell. Vielleicht erstellen Sie sogar zwei Briefe für ein Anliegen und eine separate Adressliste: einmal für Kontakte mit der Anrede „Sie“ und einmal für diese mit „Du“. So zeichnen Sie beim Empfänger Ihrer Post kein Fragenzeichen ins Gesicht.

Persönlich und abwechslungsreich trotz Briefvorlage

Wenn Sie ein Schreiben beantworten, bedanken Sie sich zu Beginn für das vorausgehende Telefonat, die E-Mail, den Brief oder den sonstigen Kontakt, auf den sich Ihre Antwort bezieht. Mit diesem kleinen Detail vermitteln Sie Wertschätzung und den Eindruck, dass Sie keine Standardvorlage für Ihre Nachricht verwenden.

Es spricht absolut nichts dagegen, in der Business Korrespondenz mit Briefvorlagen zu arbeiten. Als mein Mann und ich das Hotel Inspiration von unseren Eltern übernommen haben, überlegte ich mir ein paar Grundtexte für häufige Korrespondenz, wie Antworten auf Buchungsanfragen, Informationen zur Anreise, Fragen zu Restaurants oder Radwegen usw. Wenn ich bei jedem Anlass ein neues Schreiben aufsetzen müsste, wäre das wirkliche Zeitverschwendung.

Diese Vorlagen können wir jederzeit so personalisieren und spezifisch anpassen, dass jedes unserer Schriftstücke wie ein individuelles Schreiben wirkt, persönlich und abwechslungsreich ist. Wichtig ist eben nur, dass man meinem Schreiben nicht ansieht, dass es auf einer Vorlage beruht. Dieses Ziel sollten wir immer vor Augen haben.

Damals war mir auch klar, dass ich nie „Mit freundlichen Grüßen“ schreiben wollte. Für mich wirkt diese Grußformel ein bisschen unpersönlich. Natürlich nicht falsch, aber eben nicht sehr besonders. Das geht besser. In diesem Sinne wünsche ich Ihnen viel Inspiration und Ideenreichtum, um genau Ihre Persönlichkeit in Ihre berufliche Korrespondenz zu bringen. Herzlich grüßt Sie aus Südostbayern

Ihre

Glaudia mit großem G